Vállalatirányítási rendszerek 20 legfontosabb ismérve

Vállalatirányítási rendszerek kiválasztásakor szervezeti mérettől és igényektől függően több szolgáltató közül válogathatunk.

Azon vállalatok, amelyek integrált alkalmazást vezetnek be, úgy az üzleti folyamataik támogatására, a piaci versenyképességük növelése érdekében, számos háttérfolyamatot automatizálnak költséghatékony működésük megvalósítása céljából. Összességében elmondható, hogy a vállalati rendszerek hosszútávú és jól jövedelmező befektetést jelentenek minden cég életében.

 

Választáskor mindenképpen érdemes a használhatóság, támogatás, funkcionalitás és ár-érték arány szempontokat mérlegelnünk az optimális döntés érdekében.

 

Az alábbiakban összeszedtem a 20 legfontosabb szempontot, amelyek segítenek megérteni és eligazodni a vállalatirányítási rendszerek (ERP) között.

1. A szervezet méretéhez igazodik.

A vállalatirányítási rendszerek (ERP) ma már elérhetőek a kis- és középvállalkozások számára is! Első rendszerei kifejezetten a gyártási-termelési vállalkozásoknál az 1970-es években már jelen voltak az Egyesült Államokban. Az 1990-es évekre váltak igazán nagyvállalati „erőforrástervező” rendszerekké, majd a 2000-es években az internet, valamint a kis- és középvállalati megoldások segítségével a hozzáférhetőségük és használhatóságuk is rohamos mértékben elkezdett fejlődni.

Napjainkban jelentős szerepe van a nagyvállalati és multi környezethez illeszkedő, iparágakra is specializált, robosztus nagyvállalati rendszereknek, de egyre fontosabbá váltak a kis- és középvállalkozások számára készített, egyedi üzleti igényeiket is figyelembe vevő, költséghatékony megoldást kínáló “egyszerűbb” vállalatirányítási szoftverek.

A jó vállalatirányítási rendszerek illeszkednek a szervezet méretéhez és területeihez. Moduláris felépítésüknek köszönhetően a szervezetekkel együtt tudnak fejlődni és gyakorta skálázhatóak a megnövekedő igények teljesítése érdekében.

 

TIPP: Fontos szempont a kiválasztáskor, hogy mennyire tud együtt nőni a vállalkozással és ennek költségei mennyire kalkulálhatóak.

 

2. Üzleti igényekhez és célokhoz tervezve.

A vállalatirányítási rendszerek (ERP) legfontosabb célja, hogy az üzleti érdekeket szem előtt tartva segítse a szervezet céljainak elérését. Bevezetésekor fontos szempontként tekintsük arra, hogy mely területen fogja leginkább segíteni a munkánkat, hoz majd profitot, segít a megtakarításokban vagy hol és milyen üzleti értéket képvisel.

Tegyük fel magunknak a kérdés:

• Mi az, ami a legtöbb munkát igényli?
• Mi az, ami a legnagyobb problémát vagy hibát okozza munkavégzésben?
• Mik azok a funkciók, amelyek leginkább hiányoznak?

Ezen kérdések segítenek elindulni azon az úton, hogy elkezdjünk gondolkozni, miként segíthetnénk a vállalatunk eredményességét és munkatársaink munkáját.

 

TIPP: Bevezetés, döntés előtt írjuk fel a legfontosabb megoldandó problémáinkat és ezeket priorizáljuk. Hallottál a MoSCoW modellről? Sokat segíthet 🙂

 

3. A vállalatirányítási rendszer bevezetése=befektetés.

A vállalatirányítási rendszerek bevezetése tervezhető költség. A jól méretezett rendszer optimális erőforrásigényű és nincs szükség felesleges hardverbeszerzésre sem, hiszen a legtöbb rendszer felhő alapú szolgáltatásként is tud működni. Ahhoz, hogy a bevezetése sikeres legyen, alapvető a megfelelő kommunikáció és az együttműködés a beszállító és a cégünk között.

Bevezetésének költsége állhat szoftvertermék licensz- vagy fejlesztési díjból, külső munkadíjakból és belső bérköltségekből, esetleg hardver és kiegészítő szoftverbeszerzés költségekből, valamint a rendszerüzemeltetés költségeiből.

Ezen kiadásainkra érdemes befektetésként tekintenünk, hiszen utána a megtérülés számtalan területen jelentkezik majd:

• kontrolling területen jelentős időráfordás-csökkenést hoz majd;
• javíthatjuk az ügyfél elégedettséget;
• csökkentjük az adminisztrációs terheket a cégben;
• optimalizáljuk raktározási költségeinket
• és még számtalan területen érünk el javulást.

 

TIPP: Ha szeretnél kapni egy komplett listát arról, hogy milyen típusú költségekkel kell számolnod tervezéskor, add meg e-mail címed, és küldünk neked egy tervezőt, amiben látni fogod, mire számíthatsz!

 

4. Rendszerszemlélet és modularitás.

A vállalatirányítási rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy a cégen belüli, egymástól elkülönülten működő területeket és folyamatokat rendszerben kezeli, lehetővé téve így az összekapcsolásukat.

Az egymástól elszigetelten meglévő információk és adatok, az azok alapján létrehozott és működtetett folyamatok működése gyakorta veszteségesnek tekinthető.

A vállalatirányítás modularitása szinergiát biztosítson a rendszer működésében. Más rendszerekkel kiterjeszthető, bővíthető és egyben tovább fejleszthető is.

 

TIPP: Szeretnél egy teljes, átfogó listát a modulokról, amiket egy ilyen rendszer biztosítani tud? Küldünk neked egy listát, milyen e-mail címre küldhetjük?

 

(Fontos: nem minden modulra lesz szükséged, ez csak tájékozódásnak kell neked.)

5. Vezetés és döntéstámogató.

A rendszer integráltsága, modularitása segítséget nyújt a vállalatunk valamennyi területét átfogó vezetési-irányítási funkciók megvalósítására. A szervezet kialakítása, hierarchiája kezelhető a rendszerben, de külön feladatok, témák és projektek esetében az azokra létrehozott mátrix szervezési formát is támogatja.

A feladatok tervezése, szervezése és ellenőrzése a vezetés valamennyi szintjén megvalósítható. A feladatok folyamatként kezelhetőek, így annak végrehajtása követhetővé és mérhetővé válik.

Vállalatirányítási rendszerek használatával a szervezet részére rendelkezésre álló erőforrások tervezése, elosztása és menedzsmentje is biztosított.

A rendszer javítja a szervezeti információk és adatok rendelkezésre állását, így segíti a vezetői döntéseket. Ennek érdekében valós idejű információt biztosít, helytől függetlenül, valamint jelentéseket, áttekintő táblázatokat és a fő üzleti folyamatokhoz azonnali hozzáférést biztosít.

6. A kontrolling területet modernizálja.

Legyen szó stratégiai vagy operatív, projekt, illetve részfolyamatok kontrollingjáról, azok megújulása elmaradhatatlan a vállalatirányítási rendszerünk (ERP) bevezetésekor. A vállalatirányítási rendszerek korszerűsítik a tervezést.

A szervezet működésének hatékonyságát növeli az, hogy vállalatirányítási rendszerünk kontrolling modulja a kinyert információkat közvetlenül használja fel kimutatások, riportok és elemzések összeállításához. A kontrolling területen használt adatok így mindig naprakészek, folyamatosan frissülnek, ezáltal mindig pontos mennyiségi és költség analízisek készíthetőek a segítségével.

Döntéstámogató funkcióját a fő mutatószámok (KPI – Key Performance Indicators) alapozzák meg, amelyek a vezetés munkavégzését segítik. Az egységesen létrehozott fő mutatószámok a vállalat teljesítményének mérését teszik lehetővé a terv-tény adatok összehasonlítása által. Elvégezhetők vállalat-specifikus és iparág specifikus lekérdezések is.

 

TIPP: Novemberben megjelenik egy tanulmányunk a hatékony vezetői dashboardok felépítéséről, ami segíteni fog abban, hogy ne vessz el a számok tengerében és azonnal észrevedd a lényeget! Iratkozz fel és, ha elkészült a cikk, elsők között értesülsz róla!

 

7. Szabványosítást, standardok használatát támogató.

A rendszer segítségével az üzleti folyamatok standardizálhatóak és automatizálhatóak, ezáltal a folyamatbeli hibák kiküszöbölhetőek, működésében hatékonyság és eredményesség javulást eredményez és csökkentheti az emberi-tényező általi mulasztásokat, pontatlanságokat és hibákat.

8. Okos eszközökön is használjuk!

A mobil készülékek elterjedése fontossá tette a vállalatirányítási rendszerek számára is az adaptálódást ezen eszközökre. Egyre alapvetőbb igény vezetők, középvezetők számára, hogy fontos információkhoz azonnal hozzáférjenek és a döntéseket könnyen, gyorsan megosszák a munkatársakkal.

9. Szervezeti információk és tudás gyarapítása.

A vállalatok és munkatársaik részére kritikus jelentőséggel bír az összegyűjtött és felhalmozott, felhasználásra váró tudás. A rögzített tudás, annak összetevői később visszanyerhetőek, megismerhetőek, átadhatóak és elsajátíthatóak. Az így megszerzett tudás lehet írásos formában, de a rendszerek biztosíthatják a rajzokkal, képekkel, videóanyagokkal, hangfelvételekkel és külön jelekkel történő rögzítést is.

Az adatok szervezeten belüli és szervezeten kívülről történő gyűjtése, majd megértése és értelmezése a vállalatirányítási rendszerek (ERP) valamennyi fő területén jelen van, így teljes és átfogó képet kaphatunk segítségével a legtöbb területről.

10. Eredményes és hatékony kommunikáció.

A dinamikusan változó piaci környezetben a munkatársaknak belső és külső partnereikkel kell együttműködniük, céljaikat megvalósítaniuk és a szervezet fennmaradását biztosítaniuk. Ezen eredményes együttműködés feltétele az információk cseréjének biztosítása a célok és a tevékenységek összehangolása érdekében.

A vállalatirányítási rendszer segíti a belső és külső kommunikációt, sokféle kommunikációs csatornán keresztül.

11. Javuló adatvédelem és -biztonság.

Ahogyan az információ egyre nagyobb értékkel bír, úgy válik egyre fontosabb szemponttá a vállalatunk saját adatainak védelme és biztonságos disztribúciója.

A szervezeti információk, a felhalmozott adat jelentős vagyont képviselhet, amelyek sérülése és nem megfelelő kezekbe való kerülése súlyosan sértheti a cég üzleti érdekeit és hátrányos helyzetbe is hozhatja a piaci versenyben.

Fontos szempont, hogy csak a megfelelő jogosultsággal rendelkezők férhessenek csak hozzá az adatokhoz és pontosan a címzett(ek)hez jusson csak el az információ betekintésre, garantálva annak sértetlenségét. Továbbítás során titkosításhoz gyakorta jelszavas tömörítés, a sértetlenség garantálásához digitális aláírások vannak használatban, de létrehozhatók külön titkosítási és kriptográfiai funkcionalitások is a nagyobb biztonság érdekében.

12. A jó vállalatirányítási rendszer átfogja a kulcsfontosságú területeket.

Jól megtervezett és üzleti igényeink szerint alakított vállalatirányítási rendszerünk a szervezeten belüli komplex működési folyamatokat képes összefogni és értékelhetővé tenni. Átláthatóvá teszi a terveket, a munkafolyamatokat, a hibákat és elakadásokat, valamint az eredményeket, de még a munkatársak és együttműködők időbeosztását is láthatóvá teszi.

Kulcsfontosságú területei változóak lehetnek vállalattól függően. Így a marketing, ügyfélkapcsolat-kezelés, termelés-gyártás, a HR és munkaidő nyilvántartás, számvitel és ügyvitel, kontrolling, de a fuvarszervezés, a raktár- és készletkezelés, a logisztikai ellátási lánc, valamint a projekt és folyamatmenedzsmentet szakterületeket is felölelheti modulárisan felépülve.

13. Javuló ügyfélkapcsolat-kezelés és marketing eredmények.

Az ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) és marketing funkcionális területei támogatják a meglévő és potenciális ügyfelek kezelésével kapcsolatos külső és belső folyamatokat és információkat. A CRM rendszer segítséget nyújt az ügyfelek szegmentálásához, adott paraméterek szerinti leválogatásához. Biztosítja az adatok továbbítását vagy exportálását más rendszerekben történő felhasználás érdekében. Az ügyfélkezelés mellett a visszajelzéseket is tárolja a későbbi feldolgozás és elemzés érdekében (Pl: megkeresések eredményei).

CRM rendszer alkalmazásával a cég kezelheti az ügyfélszolgálati és értékesítési üzleti munkafolyamatokat, az ügyféltörzsadatokat, a kedvezmények rendszerét. Növelheti a marketing befektetések megtérülését (ROAS – Return On Advertising Spend) és javíthatja az ügyfélelégedettséget, valamint átfogó képet adhat a vezetői döntésekhez.

Front office támogatásával segíti az ügyfelekkel történő kommunikációt hangátvitel, web chat, chat, SMS vagy más csatorna használatával.

14. Optimalizált beszerzés, logisztika és ellátási lánc.

Logisztikai funkcionalitása támogatásával megvalósítható már a beszerzéstől kezdve a raktárkészlet teljes körű kezelése, nyilvántartása, a készlet nyomkövetése és a különleges tulajdonságú áruk, (Pl: szavatossági lejárattal rendelkező árukészlet kezelésére) szállításuk és disztribúciójuk kezeléséig.

Ellátási lánc-menedzsment funkcionalitással a beszállítókkal és a vevőkkel az integráció elve megvalósítható. Az együttműködés alapjául szolgáló kölcsönös információ-csere megvalósítható az ellátási lánc elemei között. A folyamatok integrálása és a szervezeti célok meghatározásával a vevők kiszolgálása ugyanazon szempont szerint valamennyi ellátási lánc-elemnél azonos módon megvalósítható. Továbbá az árutovábbítás folyamata egyszerűen tervezhetővé és szervezhetővé válik.

A Szállítmányozás kezelése kiterjed a cég gépjármű flotta-nyilvántartásának, műszaki adatainak, dokumentációinak és az engedélyek szakszerű rendszerezése. Összeköthetőséget biztosít olyan külső modulokhoz, amelyek segítségével megvalósíthatók a fuvarszervezés feladatai. A gépjárművezetők és diszpécserek kommunikációjára is lehetőség van, illetve útvonaltervező és navigációs funkciókkal terjeszthető ki.

A vállalatirányítási rendszerek gyártási-termelési funkcionális területe támogatja az alapanyagok és félkész termékek, valamint az áruk raktárkészletének optimális szinten tartását, miközben segíti az átfutási időket minimalizálni. Ennek eredményeképpen kevesebb munkaidő ráfordítás szükséges a szokásos folyamatokhoz és optimalizálhatóak a szükséges emberi erőforrások.

A készletszintek, az alapanyagok és félkész termékek szükségletének figyelésével gyártási előrejelzések készíthetőek. Lehetőségünk van készlet szintekhez tartozó figyelésre és szükség esetén riasztásokra. A hatékonyságnöveléssel a raktárkészletek csökkentését is megvalósíthatjuk, így jelentős költségeket takaríthatunk meg, valamint csökkenthetjük a raktárkészletben álló pénz összegét.

Az alapanyagok kezelése, a gyártási rendelések előre rögzítése, majd a gyártás ütemezése, – amelyre a vállalatirányítási rendszer (ERP) prioritásokat, munka- és erőforrás szükségletet is képes meghatározni – valamint a minőségellenőrzési és a hulladék-, valamint selejtkezeléssel elérhetjük a raktárkészlet optimalizálását és a gyártás hatékonyságának növelését.

A vállalati folyamatok támogatása mellett jelentős minőségjavítás és hatékonyságnövekedés érhető el a fajlagos költség optimalizálásával, így a cég nyeresége is növelhető.

15. Pénzügyi kimutatások és tömeges számlakezelés problémamentesen.

Kiemelkedő az, amely a vállalatirányítási rendszerek (ERP) pénzügyi területének fejlődését jellemzi. Online banki rendszerek integrálásával az ügyviteli rendszerünkbe beemelhetjük a tranzakciókat. A vállalatirányítási rendszerünk rögzíti a bejövő számlákat és biztosítja a tárolásukat és visszakereshetőségüket a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Az összerendeléseket a rendszer elvégezheti automatizáltan vagy ajánlást tehet azokra (Pl: számlaszám alapján).

Nagy mennyiség esetén is könnyen átláthatjuk a kimenő és bejövő számlákat, így könnyen figyelemmel kísérhetjük és teljesíthetjük azokat. Az elmaradások és hiányosságok könnyen felfedhetővé válnak és, ha úgy döntünk, akkor fizetési felszólításokat is küldhetünk a késedelmesen fizetőknek.

A rendszeres kifizetéseinkhez, amelyeket havi, negyedéves, féléves, éves ütemezéssel szükséges fizetnünk különböző jogcímen, számlázási csoportokat is rendelhetünk. Ezen tranzakciókhoz automatizálhatjuk a számlák elkészítést, így biztosíthatjuk az időbeni teljesítést. A vállalatirányítási rendszerünknek (ERP) képesnek kell lennie nem csak készpénzes, átutalásos, csekkes, de e-számlák befogadására és kezelésre is. Nagy számú ügyfélkör esetén a számlázási feladatok jelentősen leegyszerűsödnek.

A kintlévőségek figyelemmel kísérése és a szükséges lépések (fizetési emlékeztető, felszólítás) több rendszerből akár tömegesen is kiküldhető. Egyes pénzügyi modulok nagy előnye lehet, hogy a partnereinket leinformálhatjuk és lekérhetővé tehetjük a negatív és pozitív pénzügyi eseményeit is.

A papír alapú számlázás vállalatirányítási rendszerben történő használatával jelentősen lecsökkenthetjük az adminisztrációhoz szükséges időt és energiát is. A vállalatunk könyvelője számára is jelentős munkaidőt spórolhatunk meg, ha a számlák előzetes kontírozását a rendszerben végezzük, majd a könyvelésnek átadjuk a rendszerünk segítségével. Ezen módon történő számlakezelés feleslegessé teszi a kézzel történő bárminemű felvitelt.

A kiadásokból kimutathatók és több dimenzióból is megvizsgálhatók a költségeink elemzései, amelyekből statisztikákat készíthetünk idő vagy projekt alapon, üzletáganként is.

16. Humán erőforrás menedzsment és bérszámfejtés terhek nélkül.

A HR funkcionális területe támogatja a választható béren kívüli juttatások (cafeteria) kezelését a vállalatok eltérő igényeinek megfelelően. Továbbá a bérszámfejtésre történő átadást, jelentős adminisztrációs terheket levéve ezáltal a szakállományról. A dolgozók személy- és munkaügyi adatai, a munkaszerződés és munkaköri leírások rendszerben történő tárolása és kezelése csökkenti az adminisztrációs terheket is.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) jellemzője, hogy az dolgozók adatai a felhasználói profiljukhoz is rendelkezésre állnak más modulban. Ezáltal a hozzáférések és dolgozói nyilvántartások során az adatok összekapcsolhatóak.

17. Jogszabályi környezetbe illeszkedő.

A vállalatirányítási rendszerek (ERP) elképzelhetetlenek anélkül, hogy a hazai és a nemzetközi jogszabályi előírásoknak megfeleljenek. Jogszabályváltozások esetén a rendszer működését szükséges az előírásokhoz igazítani a jogszabályi előírás hatálybalépéséig.

A rendszer szolgáltatásainak igénybevételéhez fontosak a szállítói nyilatkozatok, amelyek azt igazolják, hogy a pénzügyi és számviteli alrendszerek esetében – és természetesen más funkcionális területeken alkalmazott szoftver is – megfelel a törvényi előírásoknak.

18. Bárhonnan elérhető.

A rendszerhez való távoli hozzáférés biztosítása a szükséges funkcionalitások tekintetében kiemelt jelentőséggel bír napjainkban. Munkahelyen, telephelyen kívüli elérhetőséget ma már internetkapcsolattal nagyon sok helyről meg lehet valósítani. A munkatársak naprakész információt láthatnak akkor is, amikor otthonról vagy út közben csatlakoznak be laptopjukon, okostelefonjukon vagy tabletjükön.

A távoli elérhetőség nem csak a munkavégzés hatékonyságát növeli, hanem azon vállalati kultúrához is illeszthető, amelyben támogatják az otthoni munkavégzést. Amennyiben on premise (saját telepítésű) rendszert használunk, annak kialakításától függően előfordulhat, hogy bizonyos területek eléréséhez (Pl: dokumentumtároláshoz használt fájlszerverek VPN-en) külön kapcsolat-adatokat szükséges megadnunk. Felhő tárhely választása esetén ilyen jogosultság-ellenőrzés külön nem szükséges.
A rendszer választásánál, kialakításánál szem előtt kell tartanunk, hogy mennyire könnyen átlátható és megtanulható. Emellett fontos szempont, hogy különböző platformokon, eszközökön és kijelző méreteken is jól használható-e.

19. Folyamatos rendelkezésre állás és technikai támogatás.

A felhő alapú vállalatirányítási rendszerek (ERP) általánosságban nagyobb rendelkezésre állást biztosítanak, mint a saját telepítésűek. Ennek oka az, hogy a felhőbe telepített rendszer optimalizált környezetben fut és az erőforrás-igények változása esetén (Pl: nagy volumenű számítási feladatok, adatbázis műveletek és üzleti automaták futása idején) a rendszer dinamikusan biztosítja a szükséges memória és processzor-teljesítményt. Rendelkezésre állásuk éves szinten 99.5 % felett van, amelyet egy lokális telepítésű on-premise rendszerrel nehéz lenne elérni.

Technikai támogatás tekintetében a folyamatos ügyfél és technikai support szolgáltatás alapvető és elengedhetetlen a rendszer működési hibái esetén.

20. Aki kimarad – lemarad.

A ’70-es éveket követően a vállalatirányítási rendszerek (ERP) rohamos mértkében elterjedtek, kibővültek és mára már kikerülhetetlenné váltak.

A mai információs társadalomban a cégek nem maradnak versenyképesek, ha nem alkalmazkodnak rugalmasan ehhez a dinamikus piaci környezetváltozáshoz.

A vállalatirányítási rendszerek (ERP) mai fejlődésében trend figyelhető meg, amely azt mutatja, hogy ezen digitalizáció gyorsul és több szempontból jelentősen megváltozik:

• Felhő alapú tárhelyen való üzemeltetése egyre népszerűbb. Így az üzleti ambícióinkat célszerű ezirányba terelnünk cégünk digitális transzformációja során a megtakarítások érdekében és új üzleti modellek kialakításában. 
• Alapvetővé és bővülővé válik. A vállalatirányítási rendszerekre (ERP) ma már újabb, mesterséges intelligencia megoldások (AI – Artificial intelligence) épülnek és gépi tanuló algoritmusok kapcsolódnak. Fejlett adatelemző (AA – Advanced analytics) szolgáltatások válnak szerves részeivé, amelyek a valósidejű funkcionalitás-bővülést hozzák magukkal. 
• Nemcsak igényekre, de személyre szabhatóvá is válik, amelynek során a központban a felhasználói élmény (UX – User experience) áll. Miközben a szoftverek platformfüggetlenné válnak és különböző csatornákon való elérhetőségük rohamosan terjed. 
• Betekintések az adatkonverzió segítségével kibővülőben vannak. Az adatvagyon gyarapodásával a rendszerekben tárolt információ és így a szervezeti tudás egyre nagyobb méreteket ölt. A tudásalapú szervezetek hajtómotorjává válnak a vállalatirányítási rendszereik.

 

A vállalatirányítási rendszerek (ERP) az üzleti igényekhez alkalmazkodva fejlődtek és fejlődnek, támogatva a szervezeti célok elérését. Evolúciójuk során hatással vannak az üzleti folyamatokra, a szervezeti kultúrára, lassan megváltoztatva így a vállalatok működését és gyakran felépítésüket is.

 

Az alábbiakban megadhatod neved és email címed, mi pedig további tippekkel segítünk a döntésben!