Egy ügyviteli rendszer kiválasztása és bevezetése hosszú, nehéz és körülményes feladat.
Különböző szakterületek összehangolását és nagyfokú felkészültséget kíván az ügyviteli rendszer kiválasztása, majd bevezetése. Kompromisszumok kötése lehet szükséges, extra költségek és feladatok jelennek meg. Ráadásul az Ügyviteli rendszer a “szükséges rossz”.
Kíváncsi vagy az útmutatóra? Kattints az alábbi gombra és azonnal olvashatod!
A webáruház értékesít és pénzt termel, az üzletek vevőket fogadnak, a levelező rendszerünkkel kommunikálunk, de az ERP csak a pénzt viszi és csak a baj van vele – ez gyakran a tulajdonosok, cégvezetők alapvető hozzáállása.
Amennyiben Te is azok közé tartozol, akik így gondolkodnak, akkor az ügyviteli rendszer bevezetése nem neked való!
Ez nem vicc, a saját érdekedben, kérlek NE TEDD!
Amikor eljutsz ide, (röviden az egyik tapasztalatomról) garantáltan megváltozik a véleményed!
2015-öt írunk, az akkori vállalkozásom jellemzői:
- átlag évi 6-8000 számla
- ugyanennyi csomagfeladás a webshopból
- offline és online bolt egyben
- 40 000 cikkelemmel dolgozunk, ebből átlag 4 000 készleten
- 5-7 alkalmazott
- ekkor már a harmadik számlázó és készletkezelő programnál tartok cirka 3 év alatt
- az éves árbevétel 150 – 200 000 000.- körüli
- havi marketing költésünk 2 000 000.- körüli
Mindez 3 év alatt, de VAKON vagyok, úszunk az árral… növekszünk, de fogalmam sincs, hol és mire megy el a pénz!!!
Az eddig használt “ügyviteli” megoldások átlag havi 10 – 25 000.- Ft ba kerültek. Nem beszélve arról a rémálomról, amit minden hónap tizedike és huszadika között átéltem: egy kolléganő csak azzal foglalkozik, hogy a könyvelőnek próbálja visszakeresni a ki nem fizetett számlákat, hívogatjuk a vevőket, ki fizetett többet, ki fizetett kevesebbet… és a tévesen kiállított számlákról ne is beszéljünk…
Ekkor azt mondtam, ok, álljunk meg és feltettem magamnak a kérdést: tényleg így akarok élni és vállalkozni?
NEM!
Kerül, amibe kerül, nekem kell egy olyan ERP, amiben a világon bárhonnan 5 perc alatt átlátom a cégem pénzügyi és értékesítési adatait.
Itt indult az ügyviteli rendszer kiválasztása, elkezdtem keresgélni… a végső választásom egy szegedi cégre esett. Az akkori (2016) rendszerének tudása legfeljebb 50%-os az igényeimhez képest, de megállapodtunk, hogy megcsinálják, amit kérek. Kvázi én hozom a kereskedői igényeket, ők pedig a fejlesztői tudást.
2016 augusztusában állapodtunk meg és 2017 decemberében tudtunk élesben elindulni. Mindez a tervezett induláshoz képest 1 év csúszást jelentett!
Ez volt az a lecke, amikor megtanultam, hogy ha egy informatikus 1 hónapot mond, akkor az biztos, hogy legalább 3 lesz! 🙂
Azt kell mondjam, talán 2018 nyara volt az a pont, ahol már eljutottam arra a szintre, amire vágytam:
- kb 40 000 termékes cikktörzsünk beemelve az ERP-be
- integrálva a webshoppal
- a megrendelések már az ERP-be érkeznek és itt vannak kezelve a készlettel együtt
- innen számlázunk
- ide bevételezzük a bejövő árut
- itt tartjuk nyilván a költségszámlákat
- minden munkakör be van állítva és a cégben mindenki csak azt látja ami neki a munkájához kell (minden munkakörhöz megcsináltam az oktató videót és a leírást, hogy ha új kolléga jön, akkor ne kelljen nekem tanítani)
- a könyvelő letölti a számla listát magától és nem kell nekem ezzel foglalkozni – könyvelési integráció
- ekkor már a cég 300 millió felett járt éves árbevételben és több mint 10 000 számlát állítunk ki egy év alatt
- 10 fővel dolgozunk
Két éves ámokfutás eredménye, hogy valóban 5 perc alatt átlátom a cégem legfontosabb adatait, bárhonnan, bármikor -persze, ha van internet:
- Mennyi a kifizetetlen szállítói számlák értéke
- Mennyi kintlévőségem van még a futárszolgálatoknál, ügyfeleknél
- Mennyi az adott hónap eddigi árrése
- Mennyi az adott hónap költsége
- Mekkora a pillanatnyi készlet érték
- És még rengeteg más
Ekkor döntöttem el, hogy a jövőben csak úgy kezdek el céget építeni, ha már az induláskor egy ilyen ERP-be terelem a céget!
Nos akkor ezek után nézzük:
Egy elhibázott döntés az ügyviteli rendszer kiválasztása során hosszú távra befolyásolja egy vállalat jövőjét, amikor időt, rengeteg pénzt fektetünk egy eszköz beszerzésébe, nem lehet egyszerűen kihátrálni belőle. Így könnyen egy elégedetlen ügyfél és egy frusztrált szállító kényelmetlen kapcsolatrendszerében találjuk magunkat.
De lehet ez másképpen? És ha igen, hogyan? Kérd a részletes tájékoztatót az alábbi űrlapon és azonnal megtudod a választ!
Amennyiben úgy érzed, hogy máris elindulnál az úton, de segítségre van szükséged, kattints IDE és keress bizalommal!