Miért tenném kötelezővé a kereskedő online kereskedő vállalkozásnak a készletkezelő, ERP, ügyviteli rendszerek használatát?
Kezdjük azzal, hogy miért lenne kötelező minden online kereskedőnek ügyviteli rendszert, vagy készletkezelő rendszert vagy ERP rendszert használni?
Alapvetően azért, mert aki ilyet nem használ, az orosz rulettet játszik az online kereskedelmi játszótéren.
Mindegy milyet csak használd, az első 1,2 úgysem lesz tökéletes de használd…..
Miért van erre szükség, mert már az indulástól hozzászoktatod magadat ahhoz, hogy egy rendszerben gondolkodj. Átlátod a céged adatait, azt az 5-6-7 legfontosabb információt realtime vagy legalább is legrosszabb esetben hetente/havonta egyszer pontosan tudsz mindent a cégedről. Nem a könyvelőtől kell megkérdezni, hogy áll a céged, ő nem is fog neked adatokat szolgáltatni, hiszen a könyvelésnek teljesen más a funkcionalitása, mint egy ügyvitelnek.
Nézzük meg, mik azok a pontok amiket mindenképp kötelező kezelni és figyelned heti-havi, de inkább napi rendszerességgel:
Az első az árrésed: minden terméknek a bevételezését, beszerzését el kell végezni az ügyviteli rendszerben, hogy lásd a készletedet, az árrésedet, azt hogy mit termelsz meg. Emellett kötelező használni a készletérték kimutatást, kötelező lenne a költségeket vezetned, minden költséget. Egy online kereskedő vállalkozásban, amiről itt beszélünk, alapvetően nem keletkezik 30-50-100-200-nál több költségszámla, amikor az indulásnál vagyunk.
Továbbá a bejövő számláidnak a kifizetetlen részét is itt kell látnod.
Miről beszélek? Veszel árut egy beszállítótól 30 napos fizetési határidővel, s mindaddig amíg ezt nem fizeted ki, addig itt tartozásod van. Tehát neked pontosan látnod kell, hogy mennyi az a – akár szolgálgáltatói számla, akár áruszámla, amit nem fizettél még ki. Ugyanígy látnod kell a kifizetetlen vevő számláidat is, tehát nagyon fontos lenne, hogy ebből a készletkezelő rendszerből számlázz vagy ehhez kötődjön számla.
A megrendeléseket ezen keresztül számlázd ki és pontosan lásd azt, hogy amit kiszámláztál annak az értékéből mennyi az amit még nem fizettek ki.
Ilyen szempontból nagyon fontos lenne, hogy odafigyelj arra, hogy ezek az adatok meglegyenek és ezeket lásd, összhangban.
Tehát még egyszer…
árrés, költségeid, ez azt jelenti, hogy a vállalkozáshoz kötődő minden költség, ebbe a költségbe a te béred, a járulékok, bankköltség…tehát mindennek benne kell lennie.
Készletértéket, lásd, hogy mennyi az a készletérték amivel rendelkezel.
Tartozásaidat, kifizetetlen áru értéket, kifizetetlen vevő számlákat és igazából mindezt nettóban.
Fontos, az ÁFA nem a tied, az ÁFA egy átmenő tétel rajtad ami bejön, kimegy. Eleve mindent, árazást, készletet, költséget, mindent nettóban kezelj, hiszen a költségeidnek egy jelentős része, mint például bérköltségek, járulékok, azok nettóban keletkeznek, tehát ilyen szempontból mindent nettóban kezelj.
Ezért van szükség arra, hogy minden cég már az első pillanattól kezdve, aki komolyabban gondolja az online kereskedelmet, ezeket az adatokat átlássa, hiszen ez az alfája és omegája a vállalkozásodnak, hogy megállja a helyét, erre fogsz tudni építkezni, növekedni.
Jelen pillanatban egy cégnek az ügyviteli rendszer kiválasztásában segítek. Amikor mi egy ilyet elvállalunk, akkor szoktunk egy személyes találkozót tartani, ahol átvizsgáljuk a folyamataikat és x órán keresztül beszélgetünk különböző területeknek a vezetőivel és az ügyvezetővel. Elmondják hogyan épülnek fel most a folyamataik, ki mivel foglalkozik, mennyi időt töltenek el ezzel-azzal-amazzal és így egy képet kapok a hatékonyságukról, folyamataikról. Na most ezekben a folyamatokban általában elképesztően sok tartalék van… amikor nem látod az erdőtől a fát 🙂
Legutóbb jártam egy cégnél, ahol ugyanezt megcsináltuk, 3 területen és 4 emberrel beszélgettem: ügyvezető, pénzügyi vezető – a pénzügyhöz tartozó vezető kolléganő, az áruforgalom/értékesítéssel foglalkozó vezető kolléganő és a raktározáshoz kötődően a raktárvezető sráccal. A 4 óra hosszás beszélgetés után a következőre láttam rá és láttattam meg az ügyvezetővel… jelen pillanatban úgy működnek, hogy van egy nagykereskedelmi részük, kiskeredelem a bolti kiszolgálás és van egy online kereskedelem. Alapvetően mivel a webshopba ki van engedve minden termék, ami fel van hozzájuk töltve, ami azt jelenti, hogy jelen pillanatban azt is meg tudják rendelni a vevők, ami nincsen raktáron. A beszélgetés során kiderül, hogy a forgalmuknak az éves árbevételüknek, esetükben nagyjából 20%-át adják azok a megrendelések, amelyek olyan termékhez kapcsolódnak, amik nincsenek raktáron és be kell szerezni. A kollégákkal való beszélgetés alatt kiderült, hogy a munkaidejük közel 70-80%-át a csapat azzal tölti el, hogy ezeket a termékeket összefogja, beszerezze, logisztikázza, lekommunikálja az ügyféllel és ezeken dolgozzon.
Nézzük ezt konkrét számokban…
| jelenlegi nettó forgalom | jelenlegi készleten lévő termék forgalom | jelenlegi készleten nem lévő termék forgalom | munkabér költség | |
| 500 000 000 Ft | 400 000 000 Ft | 100 000 000 Ft | éves | |
| 15 | 700 000 Ft | |||
| 60% | ||||
| 9 | 6 300 000 Ft | |||
| 1,4 | 1,4 | 1,4 | ||
| 357 142 857 Ft | 285 714 286 Ft | 71 428 571 Ft | ||
| 142 857 143 Ft | 114 285 714 Ft | 28 571 429 Ft | árrés | 75 600 000 Ft |
| -47 028 571 Ft | ||||
ennek az eredményeként, ha most meghozná azt a döntést az ügyvezető, hogy csak azokat a termékeket engedi rendelni a webshopban és azokat engedi ki, amelyek vannak raktáron, akkor alapvetően 9 embernek a 15 emberből megspórolná a munkaidejét. Milyen lehetőségei vannak?
,,A” verzió vagy felesleges 9 ember
,,B” vagy más munkákra lehet befogni, amivel sokkal hatékonyabban tudnak pénzt keresni a cégben, ilyen szempontból, ha nem is küldik el, de kivesszük a költségeiket, mert átcsoportosítjuk olyan tevékenységre a munkájukat, amivel effektíve termelnek a munkájukkal, akkor rögtön spóroltunk 50mFt-ot… Ezzel a 4 óra hosszás beszélgetéssel… és még igazából arról nem beszéltem, hogy a megoldás az lesz, hogy meghagyjuk ezt a folyamatot, hogy továbbra is lehet majd rendelni olyan terméket, ami nincs raktáron, de erre lesz egy olyan ügyviteli rendszerük, ami hatékonyan tudja kezelni és ezt az időfaktort lecsökkentjük maximum 20-30%-ra, tehát a csapatnak a munkaidejének maximum 20%-a mehet el arra, hogy ezt a 20%-nyi forgalmat realizálják. Innentől kezdve igazából ezt megoldottuk…
Mi kell hozzá? Először is egy hatékonysági folyamatmenedzsment átvizsgálás, másik pedig egy olyan ügyviteli megoldás, ami az ő üzleti modelljükre, az ő stratégiájukat tudja a legjobban támogatni. Ez mindig nagyon fontos, hogy neked van egy üzleti modelled és neked az üzleti modelledhez kell olyan készletkezelő ügyviteli rendszert keresni, ami téged a lehető legjobban támogat, vagy segít és ezzel tudsz a hatékonyabb lenni.
Amennyiben ügyviteli megoldást keresel akkor azt NAGYON javaslom:
https://okosanwebshopot.hu/erp-osszehasonlito-elemzes/
tovább is van mondjam még? 🙂hozok még egy másik példát….
Szintén nagyon friss az élmény, a múlt héten meghívtak egy szolgáltató partnerünk nyíltnapjára, ahol közel 30 nagyon motivált és jelenleg is online kereskedelemmel foglalkozó ügyfél volt. Voltak már olyan ügyfelek, akiknek mi már csináltunk marketing auditot, tehát teljesen átlátom a cég marketingjét és költéseit 2022-ben. Az egyik ilyen cég vezetővel ebédeltem miután vége lett a programnak, beszélgettünk miújság velük, hol tartanak, mit csináltak az elmúlt fél évben mióta megkapták az auditot.
Meséli, hogy bevezetnek most egy ügyviteli rendszert, amit most ki is fizettek már egy évre előre, s ennek a havi díja 100eFt, tehát 1,2mFt-ot ki fognak fizetni egy ügyviteli rendszerre. Megkérdeztem tőlük, hogy Nektek a Ti cégetekben mit fogtok csinálni az ügyviteli rendszerben, mire van szükségetek? Elmondtak 3-4 területet ahol fogják használni, ……. igazából egyetlen egy probléma van, hogy ezt az ügyviteli rendszert, ezt a szolgáltatási szintet, amire nekik egyébként szükségük van az elhangzottak alapján, azt egy ennek a rendszernek nagyjából az egyharmadáért, de inkább még akár 20%-ért is lehet bérelni.
- számoljuk a legjobb tudású rendszert, amit ehhez az igényhez lehet bérelni
- legyen 400eFt az éves díja.
Ha engem meg kért volna, hogy segítsek ebben a kiválasztásban, akkor ebben a cégméretben cirka 400eFt körül szoktam csinálni nettó, akkor kerestem volna neki min.800eFt-ot.
Semmi mással, csak azzal, hogy megbízott volna egy szakértőt, aki ebbe segít neki….. visszalépek egyet, ez a cégvezető 2022 júliusában amikor a marketing auditot megcsináltam, javasoltam neki, hogy változtassunk a webáruházon, a marketingjükön, amit cirka 700eFt ért csináltunk volna meg, azt mondták, hogy nekik erre most nincsen pénzük.
Majd eltelik alig fél év ….és egy átgondolatlan döntéssel elpazarol 800 000.- Ft-ot!
Érzed az ellentmondásokat a történetemben…?
Tehát nincsen pénzünk, hogy a webáruházunk folyamatait, hatékonyságát, marketingjét, ami egyébként az alfája-omegája az online kereskedelemnek, arra nem volt forrás az elmondásuk szerint, viszont belemennek egy olyan döntésbe amivel kidobnak az ablakon 800eFt-ot…
Igazából mindenki a saját pénzével játszik és úgy tanul, ahogy akar természetesen, de egy dolgot szerettem volna a két történettel, hogy lásd, hol van a lehetőséged ha egy megfelelő tudású tanácsadóval dolgozol, …… tanácsadó, nevezzük szakértőnek, coachnak, támogatónak, mindegy minek nevezzük, aki valóban neked értéket tud adni, azzal te pénzt tudsz keresni.
Beszéljünk a végén a tanácsadóról. Az én olvasatomban, aki egyébként a te oldaladról jövök, tehát pontosan ismerek minden problémádat a vállalkozásod indulástól kezdve akár egy milliárdos forgalmú online vagy offline kereskedő cégről legyen szó – az én olvasatomban a tanácsadónak a tanácsai alapján neked pénzt kell termelni, csinálni – szándékosan használtam a csinálni szót.
Tehát a tanácsadónak a díját nem neked kell kitermelni, hanem az általa javasolt változtatások egy cégben, ki fogják termelni azt a profitot amiből neked ki kell fizetni. Ilyen a marketing ügynökségi rész is amivel dolgozunk, s ez az a filozófia, gondolkodásmód, ami megkülönböztet minket a versenytársaktól… – most hagyok időt ahogy Kiss Ádám szokta mondani….nyugodtan olvasd el újra …
Még egy story ha még bírod…?! A minap küldtem egy ajánlatot egy cégnek, visszaírt az ügyvezető, hogy igazából köszi szépen, – 4 különböző csomagot különböztetünk meg a mi szolgáltatásainkban – írja hogy, ami szimpatikus azt nem tudja megfizetni. – bevallom engem ezek a válaszok még mindig meg tudnak lepni ……Szerinted egy ilyen gondolkodásmódú cégvezetővel én szeretnék dolgozni? A választ te is tudod. (nem)
Az a cégvezető, aki úgy gondolkodik, mint Ő az nem hisz abban, hogy te valamihez jobban értesz mint Ő….
Egy ilyen típusú cégvezetővel, aki úgy gondolja, hogy a tanácsadó díját, vagy az ügynökségnek a díját neki kell kitermelni, nem pedig az ügynökségnek a tudása fogja behozni, azzal én nem tudnék hatékonyan dolgozni.
Ez a szemlélet igaz a kollégák kiválasztásában is …amikor egy kollégát felveszek vagy egy szolgáltatóval szerződök, akkor olyan tudásért fizetek ami nekem nincs meg, neki az adott témakörben, pozícióba a tudásának magasabb szinten kell lennie, mint az én tudásom.
Ha én nem vagyok bizonyos területeken jártasabb, mint az aki engem megbíz és nem tudok neki olyan javaslatokat tenni, amitől ő eredményesebb lesz, akkor én nem tudom betölteni a szerepemet, nincs rám szükség. Ennyire egyszerű a történet.
Remélem hasznos volt és kaptál “dobozon” kívüli nézőpontokat. Igyekeztem új gondolatokat ébreszteni és más nézőpontokat behozni ami hasznos számotokra a jövőre nézve.
Amennyiben ügyviteli megoldást keresel akkor azt NAGYON javaslom:
https://okosanwebshopot.hu/erp-osszehasonlito-elemzes/
Bármiben tudok segíteni keressetek bizalommal.
Köszönöm! 🙏🤝💪😇💰
Üdvözlettel:
Vilmos